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Excel Dropdown Auswahlliste bzw. Menü in einer Tabelle erstellen

In diesem Excel Tutorial lernen Sie, wie man die Dateneingabe von Excel Zellen mittels einer Dropdown-Auswahlliste begrenzt. In den ausgewählten Zellen ist dann nur die Eingabe aus diesem Dropdownmenü möglich. Dieser Artikel bezieht sich auf das Excel Tutorial, bei dem eine Vorlage für ein kostenloses Fahrtenbuch in Excel erstellt worden ist.

Vorgaben für die Excel Dropdown-Auswahlliste

Am Anfang steht die Eingabe der gewünschten Werte in einem Excel Tabellenbereich, welche später in der Excel Dropdownliste angezeigt bzw. ausgewählt werden dürfen. Am Beispiel wäre das der Zweck der Fahrt im Fahrtenbuch mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:

Zellbereich in Excel umbenennen

  • privat
  • gewerblich
  • pendeln

Diese Werte können in der selben Excel Tabelle oder in einem neu hinzugefügten Arbeitsblatt stehen. Alternativ kann der Excel Bereich umbenannt werden.

In meinem Beispiel nutze ich den Tabellenbereich im gleichen Excel Arbeitsblatt, da ich später auch die gefahrenen Kilometer für diese drei Arten der Verwendung mit der Excel Formel summewenn anzeigen lassen möchte.

In Excel Zellen nur Eingabe der Dropdown-Liste zulassen

Dropdown Auswahlliste in Excel erstellen Schritt 1

Als nächstes muss die Dropdown-Auswahlliste den entsprechenden Excel Zellen der Tabelle hinzugefügt werden. Dazu müssen zuerst alle Zellen der Excel Tabelle markiert werden, in denen sich das Auswahlmenü später befinden soll. Danach klickt man auf den Karteireiter Daten des Excel Menüs und wählt den Button Datenüberprüfung aus, welcher sich in der Befehlsgruppe Datentools befindet und weiter "Datenüberprüfung.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld, mit welchem den ausgewählten Zellen der Excel Tabelle das Dropdownmenü hinzugefügt werden kann.

Zuerst muss Excel wissen, dass es sich um eine Liste zulässiger Werte im Dropdownmenü handelt. Daher muss im Dialogfeld aus dem Dropdownmenü die Option Liste gewählt werden.

Dropdown Auswahlliste in Excel erstellen Schritt 2

Danach muss die Quelle der zulässigen Werte der Dropdownliste eingegeben werden. Dies geschieht mit einem Klick und der Auswahl der entsprechenden Zellen in der Excel Tabelle oder mit dem Namen, in den der Bereich umbenannt wurde. In meinem Beispiel kann ich als Quelle direkt "=Nutzungsart" eingeben.

Weiterhin hat man noch die Option, leere Zellen zu ignorieren. Diese sollte in meinem Beispiel angehakt sein, da erst beim Füllen der Tabellenzeile eine Fehlermeldung kommen soll, wenn kein Wert aus der Dropdownliste ausgewählt wurde. Wählt man die Option Zellendropdown, so öffnet sich bei der Eingabe in die Tabellenzelle das Menü mit den auszuwählenden Optionen. Andernfalls wird nur die Überprüfung der Eingabe vorgenommen.

Mit einem Klick auf OK wird die Dropdown-Auswahlliste den markierten Excel Zellen zugeordnet:

Excel Dropdown Auswahlliste in einer Excel Zelle

Optional Eingabemeldung und Fehlermeldung der Excel Dropdownliste

Bei dem oben gezeigten Dialogfeld für die Auswahlliste in Excel gibt es noch zwei weitere Karteireiter. Optional kann man eine Eingabemeldung und eine Fehlermeldung für die Eingabe in Zellen mit Dropdownliste in Excel erstellen.

Fehlermeldung bei einem Dropdown Menü in Excel anzeigen

Die Eingabemeldung der Datenüberprüfung wird direkt beim Aufrufen des Feldes mit der Dropdownliste angezeigt. Bei dem Fahrtenbuch in Excel eine eher ungünstige Form, auf die Eingabe hinzuweisen, da man nicht jedesmal diese Meldung wegklicken will, wenn man dieses Feld erreicht. Eine Alternative ist die Erstellung einer Fehlermeldung, wenn die Eingabe nicht korrekt ist, da sonst auch die Addition der verschiedenen Nutzungsarten über summewenn nicht funktioniert und es zu fehlerhaften Kilometerständen kommt. Im folgenden erkläre ich daher noch kurz die Eingabemöglichkeiten einer Fehlermeldung bei der erstellten Excel-Dropdown-Auswahlliste.

Als erstes muss der Haken gesetzt sein, dass die Fehlermeldung angezeigt wird. Danach kann man bei Typ auswählen, welches Symbol man angezeigt haben möchte. Ich wähle hier "Information" aus.

Weiterhin gibt man den Titel und den Text der Fehlermeldung in die zugehörigen Felder ein und klickt auf OK. Fertig. Bei einer falschen Eingabe in den Excel Zellen mit der Dropdownliste erscheint jetzt die benutzerdefinierte Fehlermeldung, welche die folgende Abbildung in meinem Beispiel zeigt.

Individuelle Fehlermeldung bei Dropdown in Excel

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Letzte Aktualisierung: 14.02.2014
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